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Détail des ventes

Bilan annuel

Compte de résultat de l'association, trésorerie et indicateurs, à présenter à une banque, un financeur ou en assemblée générale.

Paramètres du bilan

Créateurs

Un créateur = un seul stand · préavis d'un mois, reçu par e-mail
Le créateur apparaît dans la caisse à partir de sa date d'arrivée. Sans stand, il est créé « inactif ».

Places

Départs à venir

pour prévenir le ou la bénévole de permanence
Sélectionne un créateur dans la liste.

Ventes

Corriger ou supprimer une erreur de caisse. Mois en cours : la vente est modifiée ou supprimée. Mois passé (déjà facturé) : elle est annulée par une ligne de régularisation. Tout est noté dans le journal.
Sélectionne une vente dans la liste.

Journal

Tout ce qui a été modifié, par qui et quand, les plus récents en premier.

Facturation

FacturesÀ encaisser · loyersÀ verser · ventesPrélèvements

Factures

Clique une ligne pour voir la facture. Une facture générée a un numéro et des montants figés ; tant qu'elle n'est pas envoyée, elle peut être annulée (son numéro n'est pas réutilisé).

Aperçu

Sélectionne une facture dans la liste.

Importer l'extrait de compte

Le PDF mensuel du CIC. Il est lu dans ton navigateur : il n'est envoyé nulle part. Un virement déjà pointé est reconnu et ne compte jamais deux fois.
Glisse l'extrait de compte (PDF) ici, ou clique pour le choisir
« Sûr » : payeur déjà connu, ou nom reconnu et montant exact. Vérifie les autres lignes, choisis le créateur si besoin, puis coche. Chaque payeur pointé est retenu pour les mois suivants.

Loyers

Loyer attendu : celui de la facture du mois si elle est générée, sinon le loyer calculé. « Pointer reçu » pour un paiement vu ailleurs (appli bancaire…). La relance est possible après le 25 du mois précédent.

Versements

Net à verser = ventes du mois précédent − frais de paiement − commission − frais du virement (0,21 €, réglable dans Statistiques ▸ Bilan annuel ▸ Paramètres), montant figé sur la facture. Un versement part seulement si la facture est générée, le loyer du mois reçu et l'IBAN renseigné ; sinon il est reporté et reste proposé les mois suivants.
Comment ça marche avec la banque
1. « Fichier de virements groupés » télécharge un fichier SEPA (format standard des banques). 2. Dans l'espace pro du CIC, cherche l'import de fichier de virements (remise de virements SEPA) et importe-le : une seule validation pour tous. 3. Reviens ici : « J'ai validé ces virements à la banque ». Le site ne déclenche jamais de paiement. Si l'import de fichier n'est pas proposé par ton contrat CIC, la liste des virements à saisir s'affiche sous le tableau ; « Marquer versé » note un virement fait à la main.

Prélèvements

1. Choisis la date (le 25 du mois précédent, ou le jour ouvré d'avant) et envoie la pré-notification au moins 14 jours avant. 2. Crée le fichier de prélèvements et dépose-le dans l'espace pro du CIC (remise de prélèvements SEPA), quelques jours ouvrés avant la date. 3. Quand l'argent est arrivé sur le compte, « Marquer prélevés » pointe les loyers dans À encaisser. Un prélèvement rejeté par la banque du créateur : « Rejeté », le loyer redevient dû et se relance comme d'habitude. Les créateurs sans mandat paient par virement.

Mandats

Le lien personnel (valable 30 jours) ouvre la page de signature : le créateur y saisit son IBAN, que seule la gestion voit (4 derniers chiffres ici). Un nouveau mandat signé remplace l'ancien (changement de compte). Mandat signé sur papier : « Mandat papier », puis range le scan dans sa fiche ▸ Documents.

Réglages

Tout se règle ici : le Google Sheet ne sert plus que de stockage. Les codes ne changent jamais et rien ne se supprime, on désactive. Chaque modification est notée dans le journal avec ton prénom.
Accès à la gestion · qui peut se connecter avec un code par e-mail
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E-mails types
Envoyés depuis 13h59shop@gmail.com ; les réponses arrivent dans la boîte du shop. Champs remplacés à l'envoi : {prenom} {marque} {stand}, et {date} (date d'arrivée) dans l'e-mail de bienvenue. Un modèle désactivé n'est jamais envoyé.

Candidatures

Reçues par la page publique candidater · un e-mail de confirmation part automatiquement, depuis l'adresse du shop · textes modifiables dans Réglages ▸ E-mails types
Sélectionne une candidature dans la liste.

Bénévolat

Demandes reçues par la page publique bénévolat · un e-mail de confirmation part automatiquement · texte modifiable dans Réglages ▸ E-mails types
DemandesPlanning du mois
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Planning

Lu dans l'agenda BÉNÉVOLES : ce que l'équipe y ajoute à la main apparaît aussi. « + » pose une permanence et invite la personne ; « × » la retire de l'agenda. Une journée compte pour 1, une demi-journée pour 0,5 ; la facturation relit l'agenda.

Bénévoles du mois

Tes modifications valent pour cet envoi seulement : le modèle ne change pas (Réglages ▸ E-mails types). Revenir au texte du modèle